Tên gọi của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, việc thay đổi tên doanh nghiệp thường chỉ được thực hiện trong những trường hợp thật sự cần thiết hoặc theo yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Vậy, trình tự và thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?
Thay đổi tên doanh nghiệp là thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có nhu cầu điều chỉnh tên gọi chính thức đã được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tên công ty là yếu tố quan trọng hàng đầu, cần được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ khi thành lập, bởi nó không chỉ thể hiện dấu ấn riêng mà còn giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Do đó, trước khi đăng ký, việc lựa chọn tên công ty phù hợp và tuân thủ đúng quy định pháp luật là hết sức cần thiết.
Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp chi tiết nhất
Khi nào nên thay đổi tên công ty?
Việc thay đổi tên doanh nghiệp có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như thay đổi lĩnh vực, hình thức kinh doanh, chuyển nhượng vốn giữa các thành viên/cổ đông hoặc do yếu tố phong thủy theo quan niệm phương Đông. Thông thường, doanh nghiệp có quyền chủ động quyết định việc đổi tên theo nhu cầu trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp buộc phải đổi tên theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu 12 kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC)
– Nghị quyết/Quyết định về việc đổi tên
+/ Công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu
+/ Công ty TNHH hai thành viên trở lên: quyết định của hội đồng thành viên
+/ Công ty cổ phần: quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông
– Văn bản ủy quyền (nếu có):
+/ Đối với cá nhân: văn bản ủy quyền (không cần công chứng).
+/ Đối với tổ chức: hợp đồng ủy quyền + giấy giới thiệu.
+/ Đơn vị bưu chính: phiếu gửi hồ sơ hoặc hợp đồng ủy quyền kèm giấy giới thiệu.
+/ Bản sao CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế (nếu chưa có định danh điện tử).
– Thông báo thay đổi liên quan (nếu có): mẫu dấu, hóa đơn điện tử, thông tin thuế, tài khoản ngân hàng….
Nơi nộp và thời hạn giải quyết
– Nộp online: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán lệ phí theo quy trình trên Cổng.
Lưu ý về hồ sơ khi nộp qua mạng thông tin điện tử: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải bảo đảm có đầy đủ giấy tờ, nội dung kê khai chính xác như hồ sơ bằng giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Các thông tin cung cấp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cần đầy đủ, đúng với hồ sơ, đồng thời phải có thông tin về số điện thoại và thư điện tử của người nộp
Căn cứ Điều 11 Nghị định số: 168/NĐ-CP ngày 30/06/2025: Quy định về kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:
+/ Nếu đã có số định danh cá nhân, người nộp kê khai các thông tin cá nhân và đồng ý chia sẻ dữ liệu từ CSDL quốc gia về dân cư để đối chiếu. Nếu thông tin không khớp, cá nhân phải cập nhật lại.
+/ Nếu nộp hồ sơ giấy, người nộp phải xuất trình CCCD hoặc sử dụng căn cước điện tử. Nếu không có số định danh, phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ.
+/ Nếu không có số định danh, hồ sơ có yêu cầu thông tin cá nhân của các cổ đông, thành viên, người đại diện… phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.
+/ Nếu hệ thống kết nối CSDL dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải đính kèm bản sao CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế còn hiệu lực cho tất cả các cá nhân liên quan
– Doanh nghiệp phải công khai việc đổi tên trên Cổng thông tin quốc gia.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết
+/ Sau khi nhận đủ hồ sơ: 03 ngày làm việc.
+/ Đối với hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới.
+/ Đối với hồ sơ chưa hợp lệ: cơ quan đăng ký thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Cần làm gì sau khi thay đổi tên doanh nghiệp
– Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp (Căn cứ khoản 3 Điều 41 Nghị định số: 168/NĐ-CP ngày 30/06/2025).
– Điều chỉnh lại các thông tin liên quan như: Hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, hợp đồng,…..
Như vậy, việc thay đổi tên doanh nghiệp vừa là quyền vừa có thể là nghĩa vụ của doanh nghiệp trong một số trường hợp nhất định. Do đó, nắm rõ quy định pháp luật cũng như trình tự, thủ tục đổi tên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình hoạt động, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.